Su Spa Tiene un Buen Gerente de Compras o es Usted Mismo

“La presencia de este directivo se hace indispensable en los Spas de un tamaño mayor, para los pequeños negocios puede ser suficiente un único comprador, que asuma dichas funciones, pero en ambos casos es indispensable que tengan conocimientos básicos y técnicos sobre lo que son las compras”

El departamento de Compras de un Spa cumple con el rol fundamental para mantener el equilibrio económico del mismo. Dentro de ese área de Compras, el máximo responsable es el gerente o director de compras, cuyas características esenciales deben ser: saber tener la mente clara para la planificación y la toma de decisiones rápidas, así como saber negociar con los proveedores y ser capaz de manejar un equipo de forma eficaz.

Es decir, quien esté al frente de este área debe poseer ciertas habilidades gerenciales, analíticas e interpersonales que le garanticen un buen desempeño. Por lo general, el cargo de un director o gerente de Compras se desarrolla básicamente en dos líneas. Una operativa, por medio de la cual se busca que la empresa pueda fluir de manera continua y sin interrupciones por falta de abastecimiento. Y, de manera complementaria, en una línea estratégica, en la que el gerente debe planear y desarrollar estrategias de abastecimiento que le permitan, por un lado, ajustarse a los cambios continuos del mercado, y por otro, optimizar las compras y suministros de modo que la empresa pueda ganar más dinero.

Además, lo ideal es que en el Spa, quien sea el responsable de este área tenga un alto nivel de negociación, además de conocimientos técnicos en principios de compras, calidad, análisis de precios, inventarios, políticas de egresos y compras, análisis de proveedores, indicadores de gestión y manejo de contratos, entre otros. Esto debido a que uno de los principales objetivos del cargo es realizar alianzas con proveedores que puedan garantizar abastecimiento continuo con costos realmente favorables.

¿Qué hacen concretamente los gerentes de compras?

Los y las gerentes de Compras son los encargados de comprar todos aquellos bienes que la empresa necesita ya sea para la reventa o para el uso de los mismos por parte del Spa. Ha de conseguir comprar esos bienes al mejor precio pero sin afectar a la calidad. Tiene su parte de responsabilidad en que la empresa sea cada vez más competitiva.

Su misión es que la cadena de suministro sea fluida, ágil y eficaz, para ello la comunicación entre departamentos ha de ser constante y transparente.

En lo que se refiere al cálculo de necesidades, el responsable de Compras debe considerar la política del Spa para definir sobre los siguientes puntos:

Emplear en la producción materiales extranjeros o nacionales
Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artículos que se produzcan
Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crédito

También debe considerar la capacidad económica o financiera del Spa para determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la capacidad instalada del Spa y el nivel de servicios ofertados por el mismo, y los recursos humanos.

Por otra parte, para un mejor desempeño, es muy importante que este directivo cuente con las diferentes habilidades gerenciales ya mencionadas, pero también debe ser una persona con actitud de liderazgo y negociación, que esté en la capacidad de tomar decisiones e identificar y solucionar problemas.

Dentro de las funciones más destacadas están:

Identificar las necesidades de cada uno de sus clientes. Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento del Spa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto. El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o requerimientos. Las necesidades de compra pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
Informarse, documentarse y asesorarse sobre las características ideales de los productos a comprar.
Comprar o adquirir. Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente. Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

Mantener la continuidad del abastecimiento
Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada
Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa
Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etcétera, buscando calidad adecuada
Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales
Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación
Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal
Mantener informado al gerente o director general acerca de la marcha del departamento.

Manejar y controlar racionalmente los inventarios requeridos. Esto implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén o depósito, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son: control de la exactitud de sus existencias, mantenimiento de la seguridad, conservación de los materiales y, reposición oportuna.
Manejar stocks. Como objetivo de esta actividad se debe plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. Con un control preciso y exacto se garantiza un cuidado efectivo de todos los artículos de abastecimiento.
Estar atento a todas las ofertas de productos nuevos que puedan llegar a beneficiar a la parte de producción.
Evaluar permanentemente los costos de los insumos a comprar, mediante análisis comparativos tanto de precios como de características de calidad, a fin de controlar los costos de producción del negocio.
Buscar permanentemente proveedores confiables que le permitan llevar a cabo su trabajo.
Mantener permanente relación y comunicación tanto con su cliente (usuario del objeto de sus compras) como con sus proveedores.

Es claro que el área de Compras de cualquier Spa juega un rol importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos del mismo y por consiguiente en los precios también, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El éxito de un Spa, creado para ofrecer servicios de bienestar y relajación en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que brinda.