La Gestión de Compras,
Función Estratégica en su Spa

“Saber comprar de manera correcta es muy importante, ya que cada peso que se ahorre se traduce directamente en un peso de utilidad para su empresa”

Una gestión de compras involucra la ejecución de una serie de pasos que lleva a la adquisición de un bien, servicio o materia prima, bajo unas políticas de compras establecidas. Es fundamental ejercer correctamente esa función, porque es bien sabido que esa área a menudo gasta más dinero que cualquier otra en una empresa, es por ello que se dice que depende de ella reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio.

Con base a lo antes expuesto, considere que en la medida que vea las compras como un aspecto estratégico del negocio y no como un trámite más, se incrementarán exponencialmente los beneficios para el Spa.

Partir de la premisa de que reducir costos es básico para el desempeño eficiente y eficaz de su negocio le permitirá también asegurarse que su empresa tenga los mejores proveedores, y que cuente con los mejores servicios y productos y con el mejor precio y valor.

En qué consiste

Las compras en el Spa, generalmente representan entre el 40 y 60% del valor de las ventas de los productos y servicios ofertados, por eso es necesario ajustarse a lo que se precisa en cuanto a cada una de las áreas del negocio, para no estancar otros procesos por falta de liquidez, sea porque hay activos sin movimiento o porque el flujo económico no ha retornado como se esperaba.

En el negocio Spa, el dinamismo de las compras es algo bien particular y vertiginoso, por lo que abarca mucho más que el obtener los mejores precios o la mejor calidad; tiene que ver con un sentido de innovación y la proyección de nuevos mercados; con la participación conjunta del Spa y el proveedor en el desarrollo de ciertos productos, por lo tanto, las compras en el Spa requieren de una mayor tecnificación de quien las hace; es decir, de una gestión.

Las responsabilidades básicas de la gestión de compras son:

• Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas.
• Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.
• Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible, dentro de las condiciones y plazos de entrega requeridos.
• Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de las coyunturas o las tendencias que sean del interés de la organización.

Comprar, a partir de qué o para qué

En un Spa, la función de compras es crítica, pese a que se trata casi siempre de la adquisición de productos terminados y homologados por el mercado. El Spa que se decide a comprar un producto en lugar de hacerlo debe gestionarlo, esto es, debe tomar en cuenta diversos factores: ¿para qué tipo y cantidad de tratamientos se precisa ese producto?; ¿cuál será su costo?; ¿es seria la empresa a la que se le va a comprar?; ¿si se agota antes de lo previsto encontrará más stock con su proveedor?; ¿quién se va a encargar de inventariar lo comprado?, etcétera.

Asimismo, para que usted tenga la certeza de estar haciendo una compra correcta, debe tener una comunicación permanente con los terapeutas y cosmiatras, así como con su administrador, para saber que se está buscando adquirir un producto o servicio a partir de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado real existente del Spa.

Si usted es el encargado directo de gestionar las compras y ya sabe por qué se va a comprar tal o cual producto, tome en cuenta los siguientes criterios para que los resultados sean los esperados:

Busque y evalúe nuevos proveedores: Es una de las funciones más importantes de comprar. Como ya se dijo, la industria Spa trabaja con insumos muy específicos pero al mismo tiempo diversos, en cuanto a la naturaleza propia de los distintos tratamientos y servicios que ofrece, pues por un lado, vende servicios faciales y por el otro corporales, por lo que un mismo proveedor no siempre podrá satisfacer las necesidades de compra que el negocio tiene, independientemente de que éste se lo asegure, no olvide que los laboratorios de cosmética Spa y aparatología, así como de insumos descartables, siempre querrán ofrecerle absolutamente todo lo que necesita, pero eso no significa que lo que los hace buenos y de excelente calidad en sus productos faciales, lo sea en corporales, o en blancos o descartables. Busque un proveedor para cada tipo de servicio que proporciona. La máxima es establecer relaciones comerciales, no que se case con ellos. Por eso compare todo el tiempo bondades, resultados y tarifas entre un proveedor y otro respecto a un producto similar, con base a las exigencias del servicio por parte de su cliente.

Archivo actualizado de las compras: Deben estar anotados todos los productos e insumos adquiridos, con sus características físicas y técnicas, con códigos de identificación, precios y condiciones de entrega y pago.

Negociar todo el tiempo: Precios, calidad, presentaciones, entrega, devoluciones y resurgimiento de mercancía, deben negociarse de manera permanente con los proveedores, para asegurarse que está adquiriendo lo mejor, al mejor precio, con el mejor proveedor y en tiempo oportuno.

Prever las compras: En la medida en que usted sepa y conozca la demanda de los servicios y tratamientos que pide el cliente al Spa, le será más fácil prever la compra de todo aquello que le posibilita dar esos servicios. Por ejemplo, los expertos recomiendan que clasifique las compras en normales o de cajón (producto, aparatología, blancos, insumos de limpieza e higiene, descartables), esto es, son todas aquellos elementos de consumo repetitivo para el desenvolvimiento habitual del Spa; de elementos menores (equipo de iluminación, computadoras), son los que se precisan en un solo momento determinado y para ello se debe usar un fondo fijo y bienes de uso, nacionales o importados (producto y equipamiento como camas de masaje, etcétera), debe contemplar lo relativo al financiamiento, al cambio de divisa, así como el tiempo de entrega.

No almacenar: Es importante que no se confunda almacenar o aprovisionar con comprar; la función de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio. No se sature de producto que no va a requerir en un mes, por más barato que esté, ya que siempre hay imprevistos en el Spa que deberán ser resueltos a la brevedad. Además recuerde que entre menos sean sus compras, le será más sencillo monitorearla, pues el proceso de comprar no acaba cuando usted recibe el producto, sino cuando concluye satisfactoriamente el monitoreo del servicio durante todo el ciclo de consumo o uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamación, así como aumentar la información sobre la marca correspondiente, lo cual es de mucha utilidad en próximas compras.

Recuerde, comprar es un proceso complejo, debido a la naturaleza y diversidad de los productos o servicios típicos del Spa, aunado a ello debe tomar en cuenta el dinamismo del entorno económico, los cambios tecnológicos y las crecientes exigencias de calidad que, en cuanto a los servicios, le exige su clientela.